Ganar tiempo para lo que importa

 

Hay una correspondencia directa entre cómo usamos el tiempo y los resultados que obtenemos  en todos los aspectos de nuestra vida. Nuestro uso del tiempo nos retrata como directivos y como personas y también retrata las fortalezas y debilidades de nuestra organización. Mucho más que de aplicar mecánicamente  técnicas de gestión del tiempo el éxito en este aspecto reside en tener muy claros los fundamentos. En este artículo de la serie de desarrollo de directivos me centraré sobre todo en ellos.

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Asignar tiempo a las verdaderas  prioridades

Nos sentimos realmente satisfechos cuando usamos el tiempo de nuestros días haciendo cosas que son importantes para nosotros. Pero, ¿tenemos bien claro qué es lo importante para nosotros? En algún momento deberíamos pararnos a identificar y escribir nuestros valores y creencias en los aspectos importantes de la vida como, por ejemplo: familia, amigos, conocimiento, trabajo, logros no profesionales, creatividad, salud, liderazgo, comunicación, vida espiritual (si uno es una persona religiosa).  Después podemos priorizar esa lista de valores y creencias de más a menos importante y compararla con la lista de actividades que habitualmente consumen nuestro tiempo. En un día o una semana dados podemos permitirnos olvidarnos de esas cosas esenciales pero si lo hacemos sistemáticamente más pronto que tarde nuestra vida y nuestros resultados se resentirán.

Emplear menos tiempo en atender crisis

Hay que evitar verse cogido en la trampa de lo urgente. Es mejor pensárselo  dos veces antes de dejar lo que estamos haciendo y lanzarnos a apagar fuegos. Si las crisis son crónicas nos están indicando problemas de naturaleza sistémica (procesos mal definidos, sistemas de información inadecuados, managers incapaces, comunicación insuficiente, etc.) y nos están reclamando más y  mejor planificación y no nuestra intervención (particularmente si somos el CEO) en la extinción de los diversos fuegos. Conviene delegar la crisis al nivel más bajo posible y, por encima de todo, hacer un análisis postmortem completo de por qué se produjo la crisis. No hay otro modo de que pueda evitarse su repetición en el futuro. Hay directivos que obtienen su sentido de valía de su capacidad de resolver crisis. Estos tienden a resolverlas pero no a prevenirlas.

Dedicar más tiempo a actividades estratégicas

Por ejemplo en cosas como planificar, aprender cosas nuevas, perseguir metas importantes, hablar con otros, informar e informarse, preparar y enseñar a otras personas, etc.

Pasar más tiempo con personas y menos con cosas

Sin duda una de las responsabilidades de la alta dirección es la de posibilitar que su equipo obtenga los máximos resultados. Un/a líder es también un recurso para su equipo. Por eso si quitamos un 15% del tiempo que pasamos ante el PC o haciendo papeleo y lo destinamos a hablarles y escucharles –para cualquier posible propósito- , ese equipo mejorará sus posibilidades.

Usar algún buen sistema de gestión del tiempo

Hay muchos modos de organizarse pero, se elija el que se elija, deberá permitirnos centrarnos cada día, cada semana y cada mes, en  tareas de valor, priorizadas. Los objetivos del año, semestre y/o mes deben estar a la vista, Nuestras listas de tareas diarias deben recoger tareas  que nos acerquen a ellos. El sistema nos dará todo su valor si todos los miembros del equipo lo comparten.

Mejorar la capacidad de comunicar

Hay muchas personas que comunican de modo pobre o inadecuado. Cada vez que un directivo hace eso se producen errores, ineficiencias, crisis e incertidumbres. Escribir bien un mensaje – lo que no implica escribir florituras- ahorra tiempo a los demás y a nosotros (¡no tendremos que repetirlo!). Nunca se subrayará suficientemente la importancia de la comunicación bien centrada, completa y concisa (las tres C).

Disfrutar haciendo lo que haces

Debemos evitar convertirnos en obsesos del logro, en alguien que sólo piensa en terminar una cosa tras otra. Si actuamos así la vida se convierte en una carrera frenética y empezamos a parecernos a las ratas del laberinto que persiguen la bola de comida, habremos sido víctimas del efecto túnel. La necesidad de acabar las cosas no puede privarnos del placer de hacerlas. Experimentar la sensación de hacer bien las cosas es fundamental para poder seguir estando activos y motivados durante mucho tiempo. Esta recomendación puede parecer paradójica pero creo que es esencial.

Reducir el malgasto de tu tiempo

Los consejos clásicos siguen siendo útiles:

  • Prepárate para evitar los cientos de estímulos insustanciales que te asaltan cuando entras en internet. Fácilmente pueden robarte entre 30 y 60 minutos cada día. La regla es: lee lo que tú eliges, no lo que te ponen delante.
  • Resuelve todo lo que puedas y sea adecuado en tu empresa con e mails y chats pero encuéntrate con tu equipo con frecuencia. Las relaciones exclusivamente digitales son frágiles.
  • No vayas a reuniones que no te corresponden (¡avisa antes!).
  • Dirige tus reuniones de modo eficiente.
  • Haz que las reuniones sean ágiles sesiones de CI+AP+TD (compartir informaciones +análisis de problemas +toma de decisiones).
  • Aprende a usar el teclado del PC con rapidez.
  • Protege tu tiempo de trabajo privado de interrupciones estériles: el tiempo de reflexión y planificación de un directivo es una actividad vital para obtener sus resultados.
  • Habla por teléfono estando de pie. Antes de llamar escribe los temas a cubrir.
  • Ten tu mesa ordenada.
  • Reduce el tiempo usado en tareas rutinarias o fácilmente delegables.

Tomarse tiempo para mejorar la calidad de vida

Piensa en tu futuro y en las cosas importantes de la vida para ti (de la lista que hiciste al principio); lee cosas estimulantes y de calidad para refrescar tu mente y renovar tus enfoques; disfruta la compañía de los que te quieren; ayuda a otras personas; Aprende nuevas habilidades y conocimientos. Aprende sobre ti mismo. Hay quien piensa que restarle tiempo al trabajo para otras cosas es una falta de profesionalidad o de espíritu empresarial. Se equivocan. Los directivos no pueden ser personas unidimensionales. Cuanto más ricas sean sus vidas mejor harán su trabajo de dirección.

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Procurarse agrado cada día

Solemos pensar que más adelante tendremos más tiempo, que las cosas estarán mejor y será entonces cuando podremos disfrutar de más tiempo para las cosas buenas. La trampa del futuro hace que cada día se escape sin que haya casi nada memorable en él. Hay que disfrutar lo que hacemos ahora, las cosas pueden no ser más fáciles nunca. Es una cuestión de actitud y de madurez.

Preguntarse con frecuencia

Pregúntate varias veces por día si estás haciendo un buen uso de tu tiempo. Si alguna vez te respondes no, mejor busca algo que merezca más la pena (busca tu lista de tareas por hacer y selecciona una valiosa) y ponte a hacerlo.

 

 

 

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